Sistema Integrado de Gestión

¿Qué son las normas ISO?

Las normas ISO son documentos que recogen requisitos o especificaciones para productos, servicios, empresas u organizaciones y que son ampliamente aceptados por los clientes y el mercado. Estas normas son el fruto del consenso de los países miembros de la International Standard Organitation (ISO) y recogen el mejor conocimiento disponible a nivel mundial.

¿Qué tipos de normas ISO existen y cuales son las más demandadas?

Las normas ISO tratan prácticamente cualquier materia, esto es debido a la cantidad de comités existentes, pudiendo encontrar desde la existencia de un estándar para nombrar la talla de la ropa en función de sus dimensiones, hasta normas sobre la gestión de la calidad.

Dentro de estas, las normas ISO más demandadas son:

¿Las normas ISO son obligatorias?

Las normas ISO son voluntarias, salvo alguna de ellas en algún sector específico.

Actualmente existen empresas que incluyen como requisito en sus procesos de selección de proveedores que estos tengan su Sistema de Gestión certificado por alguna norma ISO. Esto les asegura el cumplimiento legislativo y el enfoque de la empresa hacia la mejora continua.

Dependiendo de los sectores, las más comunes son: ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

¿Qué beneficios tienen las normas ISO?

Al recoger el mejor conocimiento disponible, las normas crean un marco de trabajo (Framework) basado en buenas prácticas que se articulan en una serie de requisitos. Estos requisitos suelen decir qué hacer, pero no cómo, ya que cada negocio es diferente, la propia organización debe adaptar la norma a sus particularidades, empleando las herramientas con las que se sientan más cómodos.

Como consecuencia, ayudan a:

¿Cómo es el proceso de certificación de un sistema de gestión?

¿Es importante obtener una certificación?

La certificación significa que una tercera parte independiente da la conformidad del sistema de gestión.

Es importante destacar que, el certificado no es un fin en si mismo, sino un medio. El verdadero valor que se añade en el proceso de certificación es la detección de puntos de mejora y la comprobación de que su organización está alineada con la mejora continua.

¿En qué Consiste la implantación de un sistema de gestión?

La implantación de un sistema de gestión consiste en la puesta en funcionamiento de procesos necesarios para gestionar el negocio desde el punto de vista de las diferentes normas ISO, ya sea calidad, medioambiente, Seguridad alimentaria, Eficiencia energética o Seguridad y Salud en el Trabajo.

Dichos sistemas serán conformes con los requisitos legales y los requisitos de las normas ISO de referencia.

¿Cuanto cuesta implementar un sistema de gestión?

El precio de la implementación de un sistema de gestión viene en función del tamaño de la empresa y en la complejidad de los procesos de la cadena de valor. Es necesario diferenciar el coste de implementación del coste asociado a programas de mejora que surjan a través de este sistema de gestión, ya que es posible detectar una oportunidad de mejora para un programa de capacitación de empleados que repercuta positivamente en el negocio. En todo caso, la dirección será quien decida cuantos recursos emplear para obtener el resultado deseado.

¿Cuanto tiempo se tarda en implementar un Sistema de gestión?

Por norma general, se suelen tardar de 4 a 6 meses, en la mayoría de casos, pero depende de las características de cada empresa, en consecuencia pueden ser periodos más cortos o más largos. Por ejemplo, si existe urgencia por un concurso público, se pueden destinar más recursos de personal al equipo consultor para cumplir los plazos

¿Qué es una auditoría interna?

La auditoría interna es la comprobación de que el sistema de gestión se encuentra correctamente implementado, para ello se revisarán procesos, procedimientos y registros con el fin de encontrar hallazgos que demuestren el estado conforme o no del sistema de gestión frente a los requisitos legales y de las normas ISO.

Además, el equipo auditor emite un informe con las notas de auditoria y hallazgos, tanto negativos como positivos, con el fin de proporcionar una visión independiente que ayude a la empresa para orientar la gestión del negocio en lo estratégico y operativo

¿Cuántas jornadas de auditoría suelen realizarse?

Las jornadas de auditoría se ofertan dependiendo del numero de auditores, de la cantidad de normas ISO, la complejidad de la actividad de la empresa, de su tamaño y si esta realiza trabajos en clientes.

Por tanto es complicado definir una cifra exacta, por norma general en situaciones de multinacionales altamente complejas, se emplean semanas, lo habitual es que no sea algo tan excesivo y siempre se intente cuadrar jornadas razonables que no excedan y sean inferiores a una semana para no interrumpir el flujo de trabajo habitual, siempre teniendo en cuenta las necesidades de la empresa.

¿Cómo es el mantenimiento del sistema de gestión?

Los sistemas de gestión tienen un enfoque hacia la mejora continua, por tanto, existen documentos que deberán ser revisados, modificados y actualizados periódicamente según sea necesario junto con las diferentes metodologías de trabajo. Por otro lado, conforme pasa el tiempo, tal vez sea preciso retocar e ir amoldando el sistema de gestión a las circunstancias cambiantes del negocio.

¿Ocupa mucho tiempo el mantener un sistema de gestión?

Si todas las personas que forman la organización contribuyen al sistema de gestión, no tiene por que consumir un tiempo excesivo, ya que al designar responsabilidades, se descongestiona al responsable del sistema y se crea una organización ágil que puede responder en el momento justo y en la que todas las personas están comprometidas con su mejora.